Skip to main content

Корпоративные поездки. Как сэкономить на организации выезда за границу?

Расскажем о тонкостях корпоративных выездов: как организовать и на чём можно сэкономить.

Ноутбук

Многие посещают зарубежные выставки, конференции или вывозят группу сотрудников за границу, чтобы принять участие в важном мероприятии в отрасли, перенять передовой опыт, найти новых бизнес-партнёров.

Но не всегда такие поездки приносят ожидаемый результат или устраивают по стоимости организации. На чём же можно сэкономить?

Секрет экономии: сроки

Если решение о выезде принимается в последнюю минуту, его организация потребует колоссальных затрат - временных и финансовых.

Лучшие места для проживания будут забронированы (особенно если мероприятие масштабное), нужного количества билетов на самолёт или поезд может не оказаться, а получение визы затянется, как назло.

В результате ответственным за организацию поездки придётся работать в поте лица и без гарантированного результата.

Если обращаться в сторонее агентство, его сотрудники наверняка попросят надбавок за срочность.

В худшем случае, поездка может не состояться вообще - более того, в зависимости от подрядчиков по её организации, компании могут грозить крупные штрафы за отказ от услуг турфирм, например.

Карта

С другой стороны, планируя поездку заранее, вы получаете много преимуществ:

  • экономите на размещении в отелях и авиабилетах
  • экономите, заранее приобретая билеты на выставки и другие мероприятия
  • ваш выбор не ограничен оставшимися вариантами, это касается свободных рейсов, проживания и билетов на мероприятия
  • вы в спокойном режиме продумываете программу и собираете необходимый пакет документов
  • у вас есть время, чтобы тщательно выбрать подрядчика по координации поездки
  • вы планируете маршрут, подбираете наиболее выгодные варианты - авиаперелёт, поезда, наземный транспорт + паромная переправа, комбинация вариантов. У вас есть время на выбор подходящей транспортной компании.

Главное преимущество заключается в том, что вы готовитесь к предстоящему корпоративному выезду, грамотно распределив время и ресурсы, экономите на ранних предложениях и имеете большой диапазон выборов. И ваши нервы в покое.

Секрет экономии: организация

Главный вопрос, который волнует компанию при организации поездки для нескольких сотрудников: отправляться за границу самостоятельно или доверить организацию выезда подрядчику?

Ведь на первый взгляд кажется, всё просто: хочешь сэкономить - организуй самостоятельно. Но это только на первый взгляд.

Если углубиться в вопрос и посчитать все человекочасы, которые потратит фирма на планирование и организацию поездки, выйдет, что это была экономия в ущерб интересам бизнеса.

Давайте посчитаем: нужно назначить ответственных за выезд, решить все организационные вопросы (бронирование жилья, покупка билетов, оформление виз, организация развлекательной части программы) продумать логистику и транспортное сопровождение, дополнительные услуги (переводчик, гид и пр.).

А также - связаться со всеми поставщиками обозначенных услуг, заключить договора, соблюсти сроки, внести необходимые предоплаты… В общем, погрузиться в сферу туризма, юридических аспектов выезда за границу, организации мероприятий. При этом обладать развитыми навыками нетворкинга и общения с иностранными партнёрами.

Подход грамотного руководителя к организации зарубежных поездок коллектива такой: координацию поездки лучше доверить профессионалам, сделать всё «одними руками», а то время и силы, которые бы потратили собственные сотрудники на организацию поездки, лучше использовать по прямому назначению на благо бизнеса.

Корпоративные поездки

Выбор компании, которой можно доверить полную органипзацию корпоративной поездки «под ключ» или отдельных её аспектов - непростая задача.

Транспортная компания KORTEG.by занимается организацией международных корпоративных выездов уже более 5 лет.

Мы помогаем белорусским и российским компаниям организовать международные поездки сотрудников по системе MICE:

  • Meetings - деловые встречи и визиты, совещания, семинары
  • Incentives - поощрительные поездки и туры для сотрудников, клиентов, партнеров компании
  • Conferences - конференции, тренинги, обучающие программы
  • Exhibitions - выставки, симпозиумы, международные форумы и т.п.

В выезде за границу вас будет сопровождать опытный профессиональный водитель, который владеет английским языком и знает правила международных перевозок пассажиров в странах ЕС, имеет соответствующий сертификат ЕС.

baltika 5

В нашем автопарке вы сможете выбрать автомобили и автобусы, соответствующие современным требованиям безопасности и комфорта:

  • легковые автомобили представительского и бизнес-класса
  • минивены и микроавтобусы вместимостью 4-8-15 мест
  • микроавтобусы до 20 мест
  • автобусы туристического класса на 49-50 мест.

Микроавтобусы

Персональный ассистент вашей поездки обеспечит все необходимые условия для комфортного пребывания за границей: полное транспортное сопровождение, организацию проживания и питания, другие необходимые условия.

Подробнее о наших услугах можно узнать здесь.

Автор статьи
30 октября 2022
Заказать звонок