Организация международных деловых поездок: зачем это вашему бизнесу
Организация командировок и деловых поездок за рубеж - важная задача для любой современной организации.
Бизнес-туры и поездки заграницу позволят компании выйти на новый уровень, освоить новые сферы влияния и рынки сбыта, наладить продуктивные связи, освоить зарубежный опыт коллег.
Корпоративные командировки особенно важны для руководителей компании, ключевых сотрудников и менеджеров, которые решают стратегические задачи роста и развития бизнеса. Специалисты организации в зарубежных поездках получат новый опыт и инновационные решения для задач бизнеса.
Зарубежные выставки, конференции и конгрессы - прекрасный повод наладить деловые связи, детально изучить опыт зарубежных коллег. Дополнив участие в мероприятии деловыми встречами и визитами на фабрики и предприятия, вы превратите деловую поездку в практический семинар.
Как организовать деловую поездку заграницу
К организации международных деловых поездок предъявляется ряд требований:
- логистика путешествия должна быть продумана максимально эффективно, чтобы сотрудник за короткое время решил возложенные на него задачи;
- расходы должны быть оптимизированы;
- перед самой поездкой все организационные вопросы должны быть решены: место проживания забронировано, билеты куплены, визы оформлены, мероприятия официальной и культурно-развлекательной части спланированы;
- во время самой поездки и на месте пребытия сотрудникам должна быть предоставлена помощь переводчика, водителя, личного ассистента, экскурсовода.
С учетом этих требований, самостоятельная организация международных деловых поездок весьма трудозатратное мероприятие. В большинстве компаний не предусмотрена должность тревел-менеджера, который возьмет организационные вопросы на себя. А для рядового сотрудника устроить бизнес-визит руководителя или коллег и соблюсти при этом все необходимые условия весьма сложная задача.
Для того, чтобы организовать бизнес-тур силами сотрудников компании, необходимо:
- располагать значительным резервом свободного времени
- иметь специфические знания в области международного сотрудничества, многих юридических аспектов, обладать развитыми организационными навыками
- иметь собственные налаженные связи с принимающими компаниями, с представителями госструктур, сотрудниками визовых центров и другими партнерскими организациями.
Только в этом случае ответственные сотрудники смогут:
- грамотно оформить все необходимые для выезда документы
- забронировать жилье и подходящий транспорт для перемещений
- продумать логистику посещения мероприятий
- организовать экскурсионную программу
- продумать поддержку, в том числе языковую, руководителей и сотрудников организации на месте визита.
Понимаю всю сложность и ответственность подготовки деловых путешествий, компании предпочитают обращаться за специализированной помощью в организации бизнес-туров и командировок за рубеж.
Преимущества от обращения в компанию по организации международных деловых поездок:
- вы используете знания и навыки персонального ассистента по бронированию и организации поездки, экономите время, силы и средства благодаря грамотному планированию
- вы не нагружаете своих сотрудников несвойственными обязанностями, тем самым - не рискуете провалить мероприятие, а высвобождаете ресурсы компании для более актуальных задач
- организуя бизнес-тур на профессиональном уровне, вы повышаете эффективность деловых отношений, устанавливаете продуктивные связи, развиваете организацию
Если сравнить трудовые, временные и денежные затраты на попытки организации международных деловых поездок и расходы на привлечение компании, которая занимается бизнес-туризмом профессионально, выгода последнего решения очевидна.
Организация деловых поездок и MICE-туров с KORTEG.by
Компания KORTEG.by давно занимается организацией выездов руководителей и сотрудников белорусских компаний за рубеж с целью посещения мероприятий по системе MICE:
- Meetings - деловые встречи и визиты, совещания, семинары
- Incentives - поощрительные поездки и туры для сотрудников, клиентов, партнеров компании
- Conferences - конференции, тренинги, обучающие программы
- Exhibitions - выставки, симпозиумы, международные форумы и т.п.
Мы организуем полное транспортное сопровождение вашей поездки, включая трансферы в аэропорт, перемещения внутри страны, куда планируется визит.
Персональный ассистент вашей поездки обеспечит все необходимые условия для комфортного пребывания за границей, включая визовую поддержку, организацию проживания и питания, посещение деловых и культурных мероприятий.
KORTEG.by оказывает полную поддержку клиентам MICE-туров в режиме 24/7: мы ответим на все вопросы и решим любые задачи, в том числе во время пребывания сотрудников вашей компании за границей.
В нашем автопарке вы сможете выбрать автомобили и автобусы, соответствующие современным требованиям безопасности и комфорта:
- легковые автомобили представительского и бизнес-класса
- минивены и микроавтобусы вместимостью 4-8-15 мест
- микроавтобусы до 20 мест
- автобусы туристического класса на 49-50 мест.
В выезде за границу вас будет сопровождать опытный профессиональный водитель, который владеет английским языком и знает правила международных перевозок пассажиров в странах ЕС, имеет соответствующий сертификат ЕС.
Обратившись в KORTEG.by, вы сделаете правильный выбор.
Цель нашей работы - создать такие условия, в которых ваша организация создаст о себе благоприятное впечатление, наладит деловые связи, укрепит партнерские отношения и извлечет коммерческую выгоду.
Отдельные примеры нашей работы по организации международных деловых поездок вы найдете в блоге KORTEG.by:
- поездка для делегации по Прибалтике - здесь
- поездка для компании «Беллесэкспорт» на Чемпионат мира лесорубов в Норвегию - здесь
- поощрительные поездки для сотрудников - здесь и здесь
По вопросам организации MICE-туров обращайтесь по указанным контактам.
О том, как организовать визит для бизнес-партнеров в Беларуси, читайте здесь.